Binago ang Nobyembre 7, 2019

LAYUNIN

• Upang magtatag ng isang mahusay at epektibong proseso ng pagbibigay ng napapanahon at kumpletong mga tugon sa mga kahilingan sa ilalim ng Virginia Freedom of Information Act (§ 2.2-3700, et seq.) (FOIA o Act);
• Upang mapadali ang pagsunod ng Opisina ng Gobernador sa mga kinakailangan sa pampublikong pagsisiwalat ng Batas; at
• Upang payuhan ang isang taong naghahanap ng pagsisiwalat ng mga pampublikong rekord sa ilalim ng Batas ng kanyang mga karapatan at ang mga responsibilidad ng tumutugon na pampublikong katawan.

SAKLAW

Nalalapat ang Patakaran na ito sa lahat ng kahilingan ng FOIA na nakadirekta sa Opisina ng Gobernador, na kinabibilangan ng Gobernador; ang punong kawani ng Gobernador, tagapayo, direktor ng patakaran, at mga Kalihim ng Gabinete; ang Assistant sa Gobernador para sa Intergovernmental Affairs; at ang mga indibidwal na pinagkatiwalaan ng Gobernador ng kanyang awtoridad alinsunod sa Virginia Code § 2.2-104 (Opisina).

Mga Karapatan at Pananagutan sa ilalim ng Batas

Ang Batas, § 2.2-3700, et. seq. ng Kodigo ng Virginia, ginagarantiyahan ang mga mamamayan ng Commonwealth at mga kinatawan ng media na may sirkulasyon sa Commonwealth, access sa mga pampublikong rekord na hawak ng mga pampublikong katawan, pampublikong opisyal, at pampublikong empleyado.

Ang pampublikong rekord ay anumang pagsulat o pag-record - hindi alintana kung ito ay isang rekord ng papel, isang elektronikong file, isang audio o video recording, o anumang iba pang format - na inihanda o pagmamay-ari ng, o nasa pagmamay-ari ng isang pampublikong katawan o mga opisyal nito, empleyado o ahente sa transaksyon ng pampublikong negosyo. Ang lahat ng mga pampublikong rekord ay ipinapalagay na bukas, at maaaring itago lamang kung ang isang partikular, ayon sa batas na pagbubukod ay nalalapat.

Ang layunin ng FOIA ay isulong ang mas mataas na kamalayan ng publiko sa mga aktibidad ng pamahalaan. Kinakailangan ng FOIA na ang batas ay bigyang-kahulugan nang malaya, pabor sa pag-access, at ang anumang pagbubukod na nagpapahintulot sa mga pampublikong rekord na itago ay dapat bigyang-kahulugan nang makitid.

MGA KARAPATAN SA FOIA NG ISANG MINIHILING

Ang mga mamamayan ng Commonwealth at mga kinatawan ng media na may sirkulasyon sa Commonwealth ay maaaring:

• Kahilingan na siyasatin o tumanggap ng mga kopya ng mga pampublikong rekord, o pareho;
• Hilingin na ang anumang mga singil para sa hiniling na mga tala ay matantya nang maaga;
• Maghain ng petisyon alinsunod sa § 2.2-3713 sa distrito o circuit court upang pilitin ang pagsunod sa FOIA, kung naniniwala ang humihiling na ang kanyang mga karapatan sa FOIA ay nilabag; at
• Humiling ng mga tala sa pamamagitan ng US Mail, fax, e-mail, nang personal, o sa telepono. Hindi hinihiling FOIA DOE na ang kahilingan ay nakasulat, at hindi rin kailangan ng DOE na partikular na sabihin na ang mga talaan ay hinahanap sa ilalim FOIA. Mangyaring, gayunpaman, tandaan:
• Maaaring makatulong na magkaroon ng isang kahilingan sa pamamagitan ng pagsulat. Nagbibigay ito ng talaan ng kahilingan. Nagbibigay din ito ng malinaw na pahayag kung anong mga rekord ang hinihiling, upang walang hindi pagkakaunawaan sa isang pandiwang kahilingan. Ang Tanggapan, gayunpaman, ay tutugon sa mga pasalitang kahilingan sa FOIA kung hindi sa pamamagitan ng pagsulat.
• Dapat tukuyin ng kahilingan ang mga rekord na hinahanap nang may "makatwirang pagtitiyak." Ito ay isang karaniwang kahulugan na pamantayan. DOE ito tumutukoy o nililimitahan ang dami o bilang ng mga rekord na maaaring hilingin; sa halip, kinakailangan nito na ang kahilingan ay sapat na tiyak upang matukoy at mahanap ng Opisina ang mga rekord na hinahanap.
• Ang kahilingan ay dapat humingi ng mga talaan o mga dokumento. Nagbibigay FOIA ng karapatang siyasatin o kopyahin ang mga talaan; DOE ito nalalapat sa isang sitwasyon kung saan itinatanong ang mga pangkalahatang katanungan tungkol sa gawain ng Tanggapan.
• Ang taong humihiling ng mga rekord ay maaaring pumili na tumanggap ng mga elektronikong rekord sa anumang format na ginagamit ng Opisina sa regular na kurso ng negosyo. Halimbawa, kung ang mga rekord na pinananatili sa isang database ng Excel ay hiniling, maaaring piliin ng kahilingan na tanggapin ang mga rekord na iyon sa elektronikong paraan, sa pamamagitan ng e-mail o sa isang computer disk, o tumanggap ng naka-print na kopya ng mga talaan na iyon.

Kung ang Opisina ay may mga tanong tungkol sa isang kahilingan, susubukan ng Opisina na makipagtulungan sa taong gumagawa ng kahilingan upang maunawaan kung anong impormasyon ang hinahanap. Ang paghiling ng FOIA ay hindi isang adversarial na proseso, ngunit maaaring kailanganin ng Opisina ang paglilinaw tungkol sa kahilingan.

ANG MGA RESPONSIBILIDAD NG OPISINA SA PAGTUGON SA KAHILINGAN NG FOIA

Ang Opisina ay dapat tumugon sa isang kahilingan sa loob ng limang (5) araw ng trabaho pagkatapos matanggap ito. Ang "Unang Araw" ay isinasaalang-alang sa araw pagkatapos matanggap ang kahilingan. Ang limang araw na yugto DOE ay hindi kasama ang katapusan ng linggo o pista opisyal. Kung matanggap ang isang kahilingan pagkalipas ng 5pm EST, ituturing na natanggap ang kahilingan sa susunod na araw ng trabaho.

Ang dahilan para sa kahilingan para sa mga pampublikong rekord ay hindi kinakailangan.  Hindi magtatanong ang Opisina kung bakit hinihiling ang mga talaan. Gayunpaman, pinahihintulutan ng FOIA DOE ang Opisina na tanungin ang pangalan at legal na tirahan ng humihiling.

Kinakailangan ng FOIA na ang Tanggapan ay gumawa ng isa sa mga sumusunod na tugon sa isang kahilingan sa loob ng limang araw na yugto ng panahon:

• Ibibigay namin ang lahat ng hinihiling na pampublikong talaan.
• Ipagkakait namin ang lahat ng mga pampublikong rekord na hiniling, dahil ang lahat ng mga pampublikong rekord ay napapailalim sa isang partikular na pagbubukod ayon sa batas. Kung ang lahat ng mga tala ay pinipigilan, ang Tanggapan ay dapat magbigay ng tugon sa pamamagitan ng sulat. Ang nakasulat na tugon na iyon ay dapat tukuyin ang dami at paksa ng mga rekord na pinipigilan, at isaad ang partikular na seksyon ng Code of Virginia na nagpoprotekta sa pampublikong rekord mula sa pagsisiwalat.
• Ibibigay namin ang ilan sa mga pampublikong rekord na hiniling, ngunit ipagkakait ang iba. Ang Tanggapan ay hindi maaaring magpigil ng isang buong talaan kung isang bahagi lamang nito ang napapailalim sa isang pagbubukod. Sa pagkakataong iyon, maaaring i-redact ng Opisina ang bahagi ng rekord na maaaring itago, at dapat ibigay ang natitira sa pampublikong rekord. Ang Opisina ay dapat magbigay ng nakasulat na tugon na nagsasaad ng partikular na seksyon ng Kodigo ng Virginia na nagpapahintulot sa mga bahagi ng hiniling na mga talaan na itago.
• Kung imposible para sa lohikal na tumugon ang Opisina sa isang kahilingan sa loob ng limang araw, dapat itong ipahayag ng Opisina sa pamamagitan ng sulat, na nagpapaliwanag ng mga pangyayari. Papayagan nito ang Opisina ng pitong (7) karagdagang araw ng trabaho upang tumugon sa kahilingan.

Kung ang kahilingan ay para sa napakaraming pampublikong rekord at hindi maibibigay ng Opisina ang mga tala sa loob ng labindalawang (12) araw nang hindi nakakaabala sa iba pang mga responsibilidad ng organisasyon, maaaring magpetisyon ang Opisina sa korte para sa karagdagang panahon upang tumugon sa kahilingan. Ang FOIA, gayunpaman, ay nangangailangan na ang Tanggapan ay gumawa ng makatwirang pagsisikap na maabot ang isang kasunduan sa humihiling tungkol sa saklaw ng kahilingan o ang produksyon bago magpetisyon sa korte.

MGA GASTOS

• Maaaring hilingin ng Opisina ang isang taong naghahanap ng mga pampublikong rekord na magbayad para sa mga rekord. Binibigyang-daan ng FOIA ang Opisina na maningil para sa aktwal na mga gastos sa pagtugon sa mga kahilingan ng FOIA. Kabilang dito ang mga bagay tulad ng oras ng kawani na ginugol sa paghahanap para sa hiniling na mga talaan, mga gastos sa pagkopya o anumang iba pang mga gastos na direktang nauugnay sa pagbibigay ng hiniling na mga talaan. Hindi nito maaaring isama ang pangkalahatang mga gastos sa overhead.
• Kung tinatantya ng Opisina na gagastos ng higit sa $200 upang tumugon sa isang kahilingan, maaaring hilingin ng Tanggapan ang taong naghahanap ng mga pampublikong talaan na magbayad ng deposito bago magpatuloy ang Opisina sa pagtugon sa kahilingan.
• Ang isang taong naghahanap ng mga pampublikong rekord ay maaaring humiling na ang Opisina ay tantiyahin nang maaga ang mga singil para sa pagbibigay ng mga rekord na hiniling. Ito ay magbibigay-daan sa taong naghahanap ng rekord na maunawaan ang anumang mga gastos sa harap, o bigyan siya ng pagkakataon na baguhin ang kahilingan sa pagtatangkang babaan ang mga tinantyang gastos.

MGA KARANIWANG GINAGAMIT NA PAGBUBUKOD

Pinahihintulutan ng Batas ang anumang pampublikong katawan na magpigil ng ilang partikular na rekord mula sa pagsisiwalat sa publiko. Karaniwang pinipigilan ng Opisina ang mga rekord na napapailalim sa mga sumusunod na pagbubukod (bagama't ang iba pang mga pagbubukod sa ilalim ng Batas o Kodigo ng Virginia ay maaari ring protektahan ang isang pampublikong rekord mula sa pagsisiwalat):

• Mga talaan ng tauhan (§ 2.2-3705.1(1));
• Mga rekord na napapailalim sa pribilehiyo ng abogado-kliyente (§ 2.2-3705.1(2)) o produkto ng trabaho ng abogado (§ 2.2-3705.1(3));
• Software ng impormasyon ng pagmamay-ari ng nagbebenta (§ 2.2-3705.1(6));
• Mga rekord na nauugnay sa negosasyon at paggawad ng isang kontrata, bago ang isang kontrata ay iginawad (§ 2.2-3705.1(12)); at
• Mga gawaing papel at sulat ng Gobernador (§ 2.2-3705.7(2)).