Mga Kahilingan sa FOIA

Mga Karapatan at Responsibilidad

Ang Mga Karapatan ng mga Humihiling at ang Mga Responsibilidad ng Opisina ng Gobernador sa ilalim ng The Virginia Freedom of Information Act

Ang The Virginia Freedom of Information Act ("FOIA"), na matatagpuan sa § 2.2-3700 et seq. ng Code of Virginia, ginagarantiyahan ang mga mamamayan ng Commonwealth at mga kinatawan ng media ng pag-access sa mga pampublikong talaan na hawak ng mga pampublikong katawan, mga opisyal ng publiko, at mga empleyado ng publiko.

Ang isang pampublikong rekord ay anumang pagsulat o pag-record - hindi alintana kung ito ay isang papel na talaan, isang elektronikong file, isang audio o video recording, o anumang iba pang format - na inihanda o pag-aari ng, o nasa pag-aari ng isang pampublikong katawan o mga opisyal, empleyado, o ahente nito sa transaksyon ng pampublikong negosyo.  Lahat ng pampublikong talaan ay ipinapalagay na bukas, at maaari lamang ipagkait kung may partikular na exemption na nakasaad sa batas.

Nakasaad sa patakaran ng FOIA na ang layunin ng FOIA ay itaguyod ang mas mataas na kamalayan ng lahat ng tao sa mga aktibidad ng pamahalaan.  Sa pagsulong ng patakarang ito, hinihingi ng FOIA na ang batas ay bigyang-kahulugan nang maluwag, pabor sa pag-access, at ang anumang exemption na nagpapahintulot sa mga pampublikong talaan na ipagkait ay dapat bigyang-kahulugan nang makitid.

Paggawa ng Kahilingan para sa Mga Pampublikong Rekord mula sa Tanggapan ng Gobernador

• Maaari kang humiling ng mga pampublikong rekord mula sa Opisina ng Gobernador ("ang Opisina") sa pamamagitan ng Opisina ng Gobernador NextRequest Portal, U.S. Mail, fax, email, nang personal, o sa telepono. Hindi hinihiling ng FOIA na gumamit ka ng anumang partikular na pamamaraan upang maihatid ang iyong kahilingan.  Hindi rin hinihiling ng FOIA na ang iyong kahilingan ay nakasulat, at hindi mo rin kailangang sabihin na humihiling ka ng mga talaan alinsunod sa FOIA.
  • Mula sa isang praktikal na pananaw, maaaring makatulong sa iyo at sa taong tumatanggap ng iyong kahilingan na isulat ang iyong kahilingan. Pinapayagan ka nitong lumikha ng isang talaan ng iyong kahilingan.  Nagbibigay din ito sa amin ng isang malinaw na pahayag kung anong mga talaan ang hinihiling mo, upang walang hindi pagkakaunawaan sa isang verbal na kahilingan.  Gayunpaman, hindi namin maaaring tanggihan ang pagtugon sa iyong kahilingan sa FOIA kung pipiliin mong huwag isulat ito.
• Dapat tukuyin ng iyong kahilingan ang mga talaan na iyong hinahanap nang may "makatwirang partikularidad." Ito ay isang pamantayan ng sentido komun.  Hindi ito tumutukoy o nililimitahan ang dami o bilang ng mga talaan na iyong hinihiling; Sa halip, kailangan mong maging sapat na tiyak upang makilala at mahanap namin ang mga talaan na iyong hinahanap.
• Ang iyong kahilingan ay dapat humingi ng mga umiiral na rekord o dokumento. Ang FOIA ay nagbibigay sa iyo ng karapatang mag-inspeksyon o kopyahin ang mga talaan; hindi ito nalalapat sa isang sitwasyon kung saan nagtatanong ka ng mga pangkalahatang katanungan tungkol sa gawain ng Opisina, ni hindi ito nangangailangan ng Opisina na lumikha ng isang talaan na hindi umiiral.
• Maaari kang pumili na tumanggap ng mga elektronikong talaan sa anumang format na ginagamit ng Opisina sa regular na kurso ng negosyo.
  • Halimbawa, kung humihiling ka ng mga talaan na pinapanatili sa isang database ng Excel, maaari mong piliing tumanggap ng mga talaang iyon sa elektronikong paraan, sa pamamagitan ng email, sa isang computer disk o flash drive, o upang makatanggap ng isang nakalimbag na kopya ng mga talaang iyon.
• Kung mayroon kaming mga katanungan tungkol sa inyong kahilingan, mangyaring makipagtulungan sa mga pagsisikap ng kawani upang linawin ang uri ng mga tala na inyong hinahanap, o upang subukang magkaroon ng isang makatuwirang kasunduan tungkol sa isang tugon sa isang malaking kahilingan. Ang paggawa ng isang kahilingan sa FOIA ay hindi isang mapanubok na proseso, ngunit maaaring kailanganin naming talakayin ang inyong kahilingan sa inyo upang matiyak na nauunawaan namin kung anong mga rekord na hinahanap ninyo.

Responsibilidad ng Opisina sa Pagtugon sa Iyong Kahilingan

• Dapat tumugon ang Opisina sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw ng trabaho mula nang matanggap ito. Ang "Unang Araw" ay itinuturing na araw matapos matanggap ang iyong kahilingan.  Ang limang araw na panahon ay hindi kasama ang katapusan ng linggo, pista opisyal, o iba pang mga araw kung saan ang Opisina ay sarado para sa negosyo.
• Ang dahilan sa likod ng iyong kahilingan para sa mga pampublikong rekord mula sa Opisina ay walang kabuluhan, at hindi mo kailangang sabihin kung bakit mo nais ang mga talaan bago kami tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, pinapayagan ka ng FOIA na hilingin sa Opisina na ibigay ang iyong pangalan at legal na address.
• Hinihiling ng FOIA na ang Tanggapan ay gumawa ng isa sa mga sumusunod na tugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw na panahon:
  1. Ibinibigay namin sa iyo ang mga talaan na hiniling mo sa kabuuan ng mga ito.
  2. Ipinagkait namin ang lahat ng mga rekord na hiniling mo, dahil ang lahat ng mga talaan ay napapailalim sa isang partikular na exemption na nakasaad sa batas. Kung ang lahat ng mga talaan ay hindi natanggap, kailangan naming magpadala sa iyo ng isang tugon sa pamamagitan ng pagsulat.  Ang pagsulat na iyon ay dapat tukuyin ang dami at paksa ng mga talaang ipinagkait, at sabihin ang partikular na bahagi ng Code of Virginia na nagpapahintulot sa amin na ipagkait ang mga talaan.
  3. Ibinibigay namin ang ilan sa mga talaan na hiniling mo, ngunit hindi namin itinatago ang iba pang mga talaan. Hindi natin maitatago ang buong talaan kung bahagi lamang nito ang napapailalim sa exemption.  Sa pagkakataong iyon, maaari naming i-edit ang bahagi ng talaan na maaaring ipagkait, at dapat ibigay sa iyo ang natitirang bahagi ng talaan.  Dapat kaming magbigay sa iyo ng isang nakasulat na tugon na nagsasaad ng partikular na seksyon ng Code of Virginia na nagpapahintulot sa mga bahagi ng hiniling na mga talaan na ipagkait.
  4. Ipinaaalam namin sa iyo sa pamamagitan ng pagsulat na ang mga hiniling na talaan ay hindi matatagpuan o hindi umiiral (wala kaming mga talaan na hiniling mo). Gayunpaman, kung alam namin na ang isa pang pampublikong katawan ay may hiniling na mga talaan, dapat naming isama ang impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa iba pang pampublikong katawan sa aming tugon sa iyo.
  5. Kung halos imposible para sa Opisina na tumugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw na panahon, dapat naming sabihin ito sa pamamagitan ng pagsulat, na nagpapaliwanag ng mga kondisyon na ginagawang imposible ang tugon. Ito ay magbibigay sa amin ng karagdagang pitong araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan, na nagbibigay sa amin ng kabuuang labindalawang araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan.  Sa kaso ng mga kriminal na pagsisiyasat na hiniling alinsunod sa § 2.2-3706.1 ng Code of Virginia, pinapayagan kaming magkaroon ng karagdagang 60 araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan, na nagbibigay sa amin ng kabuuang 65 araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan.
• Kung humiling ka para sa isang napakaraming bilang ng mga talaan, at sa palagay namin ay hindi namin maibibigay sa iyo ang mga talaan sa loob ng labindalawang araw ng trabaho nang hindi nakakagambala sa aming iba pang mga responsibilidad sa organisasyon, maaari kaming magpetisyon sa korte para sa karagdagang oras upang tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, hinihiling ng FOIA na gumawa kami ng isang makatwirang pagsisikap upang maabot ang isang kasunduan sa iyo tungkol sa paggawa ng mga talaan bago kami pumunta sa korte upang humingi ng karagdagang oras.

Mga singil

• Ang isang pampublikong katawan ay maaaring gumawa ng makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na gastos nito sa pag-access, pagdoble, pagbibigay, o paghahanap para sa mga hiniling na talaan. Walang pampublikong katawan ang dapat magpataw ng anumang mga bahala, tagapamagitan, o labis na bayad o gastusin upang mabawi ang mga pangkalahatang gastos na nauugnay sa paglikha o pagpapanatili ng mga talaan o transaksyon ng pangkalahatang negosyo ng pampublikong katawan.  Ang anumang dobleng bayad na sinisingil ng isang pampublikong katawan ay hindi dapat lumampas sa aktwal na gastos ng pagdoble.  Bago magsagawa ng paghahanap para sa mga talaan, ang pampublikong katawan ay dapat ipaalam sa humihiling sa pamamagitan ng pagsulat na ang pampublikong katawan ay maaaring gumawa ng makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na gastos nito na natamo sa pag-access, pagdoble, pagbibigay, o paghahanap para sa mga hiniling na talaan at magtanong sa humihiling kung nais niyang humiling ng isang pagtatantya ng gastos bago ang pagbibigay ng mga hiniling na talaan tulad ng itinakda sa subseksyon F ng § 2.2-3704 ng Kodigo ng Virginia.
• Maaaring kailanganin mong magbayad para sa mga rekord na hiniling mo mula sa Opisina. Pinapayagan kami ng FOIA na singilin ang aktwal na mga gastos sa pagtugon sa mga kahilingan sa FOIA.  Kabilang dito ang mga item tulad ng oras ng kawani na ginugol sa paghahanap para sa hiniling na mga talaan, mga gastos sa pagkopya, o anumang iba pang mga gastos na direktang nauugnay sa pagbibigay ng mga hiniling na talaan.  Ang kasalukuyang mga bayarin na sinisingil ay kinakalkula batay sa oras-oras na rate at hindi kasama ang pangkalahatang mga gastos sa overhead.
• Kung tinatantiya namin na ang gastos ay higit sa $200 para tumugon sa inyong kahilingan, maaaring kailanganin naming magpabayad sa inyo ng deposito, na hindi lalampas sa halaga ng pagtatantiya, bago ipagpatuloy ang inyong kahilingan. Ang limang araw na mayroon kami upang tumugon sa inyong kahilingan ay hindi kasama ang panahon sa pagitan ng paghingi namin ng deposito at ng inyong pagtugon.
• Maaari mong hilingin sa amin na tantyahin nang maaga ang mga singil para sa pagbibigay ng mga talaan na iyong hiniling. Papayagan ka nitong malaman ang tungkol sa anumang mga gastos nang maaga, o bibigyan ka ng pagkakataon na baguhin ang iyong kahilingan sa pagtatangka na mabawasan ang tinatayang gastos.  Ang limang araw na mayroon kami upang tumugon sa iyong kahilingan ay hindi kasama ang oras sa pagitan ng pagpapadala namin sa iyo ng pagtatantya at kung kailan ka tumugon.  Kung hindi ka tumugon sa loob ng tatlumpung araw, ang iyong kahilingan ay maituturing na binawi na.
• Kung may utang ka sa amin mula sa isang nakaraang kahilingan sa FOIA na nanatiling hindi nabayaran nang higit sa tatlumpung araw, maaaring hilingin ng Opisina ang pagbabayad ng nakaraang takdang bayarin bago ito tumugon sa iyong bagong kahilingan sa FOIA.
• Inilalaan ng Opisina ang karapatang singilin ang mga kahilingan na hindi pangkaraniwang malaki, nakakaubos ng oras, o labis.

Mga Exemption

Pinapayagan ng batas ng Virginia ang Opisina na ipagkait ang ilang talaan mula sa pagsisiwalat sa publiko.  Ang Opisina ay karaniwang nagtatago ng mga talaan alinsunod sa mga sumusunod na exemption (ang iba ay maaari ring mag-aplay):

• Impormasyon ng tauhan (§ 2.2-3705.1(1))
• Pribilehiyo ng abogado-kliyente (§ 2.2-3705.1(2))
• Produkto ng trabaho ng abogado (§ 2.2-3705.1(3))
• Impormasyon sa pagmamay-ari ng nagbebenta (§ 2.2-3705.1(6))
• Impormasyon na may kaugnayan sa negosasyon at paggawad ng isang kontrata (§ 2.2-3705.1(12))
• Working papers and correspondence of the Office of the Governor (§ 2.2-3705.7(2))